E-Docs zijn nu onderdeel van V-Base

Onder E-Docs verstaan we de mogelijkheden in V-Base om klanten de overzichten en facturen te sturen in de vorm zoals de klant die wil; op papier of per email en eventueel in de taal naar keuze. Het voordeel voor het veilinghuis is dat de overzichten en facturen met de spreekwoordelijke “1 druk op de knop” automatisch naar de wens van de klant worden verstuurd. Tegelijk wordt de archivering van de overzichten verzorgd in iedere op te geven combinatie van:

  • pdf formaat in en map op een computer,
  • in een email postvak
  • op papier.

E-Docs zorgt er dus niet alleen voor dat de klant tevredenheid toeneemt, maar bespaart daarnaast ook nog eens veel tijd. Niet alleen kost het produceren van de overzichten minder tijd, maar omdat klanten sneller geïnformeerd worden, neemt het aantal informatievragen via de telefoon af.

Om dit mogelijk te maken kan bij de gegevens van de klanten in het programma opgegeven worden of de klant de overzichten per mail wil ontvangen.
Per overzicht is het volgende configuratiescherm beschikbaar :

RapportInstellingen

Eerste veiling succesvol verlopen

Eind april was het zover. Nadat we de vernieuwde software uitvoerig getest hadden waren we klaar om met het systeem "live" te gaan.

Omdat de klant ook al ons oude systeem gebruikte konden we via een conversie alle gegevens uit het oude systeem overzetten naar het nieuwe. Het meeste geschikte moment hiervoor was vlak voor de start van de kijkdagen, omdat op dat moment alle gegevens van de kavels vastliggen en omdat vanaf dat moment de biednummers voor de aanstaande veiling worden aangemaakt.hamer2

De conversie was minutieus voorbereid en in programmatuur vastgelegd, zodat deze buiten de kantooruren tussen twee werkdagen uitgevoerd kon worden.

Hoewel het voor de medewerkers van het veilinghuis even wennen was, is op de veilingdagen het veilingproces zonder onderbreken en in het gebruikelijke tempo verlopen. Ook het afrekenen met de kopers verliep vrijwel probleemloos. De gebruikersvragen konden door onze ondersteuning op locatie direct worden beantwoord.

Begin september 2013 zijn er inmiddels 3 veilingen en 5000 kavels met het nieuwe systeem verwerkt.